A lo largo del día pasamos muchas horas en la oficina, con nuestros compañeros de trabajo. Quizás pasemos mucho más tiempo con ellos que con nuestros amigos, o incluso que con muchos familiares. Es por esto que la oficina donde trabajamos debe ser un sitio confortable y amigable en el que estemos a gusto y podamos realizar el trabajo de forma ágil y efectiva.
Te vamos a indicar algunos trucos y consejos para que la oficina sea un espacio agradable, atractivo y familiar, en el que aumentes tu concentración al máximo y en el que puedas desarrollar todas tus habilidades y mejorar la productividad.
La temperatura óptima para trabajar debe ser de unos 24 grados centígrados y la humedad relativa ha de estar entre 40% y 60%. Para conseguir esta temperatura y humedad será necesario disponer de un sistema de aire acondicionado con termostato y de un humidificador que contrarreste la bajada de humedad relativa causada por el uso de dichos aparatos de climatización.
Una temperatura adecuada generará un espacio donde el trabajador se pueda concentrar correctamente y llevar a cabo el trabajo de forma cómoda.
Mantener la humedad relativa evita alergias, mejora la sinusitis, la sequedad de la piel y su tirantez, disminuye el riesgo de enfermedades infecciosas.
A la hora de generar un ambiente agradable en un espacio de trabajo, es imprescindible que mantengamos el orden y la limpieza. El orden y la limpieza van relacionados, ya que es mucho más fácil mantener limpio e higiénico un espacio de trabajo correctamente ordenado.
Mantener un espacio de trabajo organizado no es sencillo, ya que el día a día, el ajetreo y la cantidad de trabajadores en una oficina que realizan tareas con prisa muchas veces complica este cometido. Es por esta razón que para mantener la oficina ordenada deberemos contar con el compromiso de los trabajadores y además, deberemos disponer de mobiliario especialmente destinado al almacenaje.
El mobiliario de almacenaje ayudará a crear un espacio optimizado, además es un mobiliario muy versátil que nos permitirá tener localizados los documentos y el material de oficina.
La limpieza de la oficina es crucial para el bienestar físico y mental de los trabajadores, manteniendo un espacio de trabajo limpio los trabajadores se sentirán en un entorno más familiar y agradable, además de más saludable. Para ello debe garantizarse que las mesas y el suelo se limpian a diario, con más énfasis en las zonas comunes. Las papeleras deben limpiarse todos los días, sobre todo aquellas que almacenen materiales orgánicos.
Hoy en día existe la tendencia de generar aromas corporativos para aplicar en toda la empresa y que sea reconocible.
Los aromas corporativos son muy útiles en tiendas, donde los receptores olfativos no consiguen adaptarse del todo al aroma debido al breve intervalo en el que dicho cliente se encuentra en la cuenta y por ello se percibe como novedoso.
Para perfumar la oficina lo mejor es optar por distintos aromas e intercambiarlos a lo largo del día. De esta manera se puede variar entre perfumes con notas cítricas (también llamadas hespérides) durante la mañana con notas frutales o amaderadas conforme avance la tarde.
Es muy importante adaptar los perfumes ambientales a cada estación del año, así como en invierno es conveniente usar olores como el sándalo, la madera vieja, la canela, vainilla, en verano optaremos por olores más frescos y tenues como jazmín, lirio o flor blanca.
La mejor forma de perfumar una estancia es contar con un difusor evaporativo. Estos aparatos son muy fáciles de encontrar, consumen poca energía y tienen la capacidad de adaptar su intensidad de difusión. Así que podremos seleccionar la intensidad de difusión de forma que se cree un ambiente agradable para todos los empleados de la oficina.
En una oficina que sea un entorno de trabajo agradable debe estar presente siempre la interacción y colaboración entre los empleados. Por lo tanto se deberán establecer una serie de operativas, estrategias y dinámicas para propiciar esto.
Un claro ejemplo es la configuración de dicho espacio de trabajo. Favorece la cercanía comunicativa de los trabajadores, sobre todo de aquellos cuyo trabajo sea dependiente. Una buena práctica para favorecer esta interacción es la selección de un adecuado mobiliario de oficina especialmente pensado para entornos colaborativos, como las mesas modulares de varios puestos (mesas multipuestos) o las mesas bench colaborativas.
Para incrementar la comunicación de todo el equipo, deberán establecerse pequeñas reuniones donde se expongan ideas, proyectos, propuestas y todo tipo de recomendaciones para mejorar la productividad.
Las dinámicas de Team building o Design thinking son de gran ayuda para romper las barreras comunicativas del equipo. La primera consiste en, mediante una serie de actividades, generar confianza cercana a una amistad y fortalecer la relación entre los integrantes del equipo.
El Design Thinking es un novedoso sistema que cada día contratan más empresas cuyo objetivo es maximizar la creatividad mediante la colaboración del equipo. Se basa en que no es suficiente con que una persona destaque a nivel personal, ya que en equipo pueden conseguirse metas mucho más ambiciosas debido a que la suma de los integrantes de dicho equipo, bien gestionada, puede constituir un incremento exponencial de la creatividad y por ende de la productividad.
Te preguntarás: ¿por qué el design thinking mejora el ambiente en el trabajo? Muy sencillo, porque el Design Thinking es una metodología que consiste en generar soluciones innovadores y satisfactorias en equipo, por lo que se requerirá la máxima concentración de los participantes (empleados) así como la colaboración entre ellos para sacar lo mejor de uno mismo. De esta manera cada trabajador percibirá a los integrantes del equipo como compañeros y no como adversarios con los que tienen que competir.
Cuando se amontona el trabajo y aflora el estrés, las emociones en los grupos de trabajo pueden estar a flor de piel. Para evitar conflictos es conveniente una correcta gestión de estas. Una buena estrategia es establecer una vía comunicativa por la cual los empleados puedan mostrar sus inquietudes, sus recomendaciones y expresar sus sentimientos respecto a la carga de trabajo con el fin de resolver exceso de tareas de trabajo, estableciendo plazos realistas y repartiendo el trabajo de la forma más equitativa posible.
Un ambiente de trabajo agradable es aquel en el que la comunicación fluye, las emociones se valoran y se evitan situaciones de estrés provocadas por una mala gestión del tiempo o de los recursos humanos disponibles.
Cuando alguien se siente cuidado, se siente también valorado y seguro. Sólo de esta forma una persona puede dar lo mejor de sí misma. En un entorno de trabajo agradable el trabajador percibirá en todo momento que su salud importa.
Los entornos de trabajo saludables se caracterizan por disponer de mobiliario ergonómico adecuado a cada puesto, que puede regularse para adaptarse a las necesidades del cuerpo de cada persona. Además, se les informará a los trabajadores de las necesidades de adquirir una correcta postura ergonómica.
Un entorno saludable proporcionará al trabajador opciones de consumo de alimentos saludables, por ejemplo ofrecer fruta en la cantina, verduras, alimentos bajos en calorías etc. De esta forma, junto con la recomendación de vida activa y saludable sumada a la alimentación, se le recomendará a los trabajadores buenos hábitos.
La iluminación también es de suma importancia en lo relativo a la ergonomía ambiental, ya que ofreciendo una buena iluminación se evitará que los trabajadores desarrollen problemas de visión que repercutan en su rendimiento. La intensidad lumínica ideal en una oficina donde se trabajan con ordenadores es de unos 500LUX.
Un espacio de trabajo agradable para el trabajador debe ser sostenible, e integrar la economía circular en su filosofía, apostando por el cuidado del medio ambiente y por la reducción de residuos generados. Gracias a esto se conseguirá obtener un mayor compromiso por parte de los trabajadores y una mayor implicación.
Construir y propiciar un ambiente agradable en una oficina o espacio de trabajo creará un ambiente colaborativo e inspirador que repercutirá de forma increíble en la productividad de la empresa. El buen ambiente dentro de una oficina es indispensable para el progreso de la empresa y el crecimiento, tanto personal como laboral, del equipo
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