Habilidades para trabajar en una oficina

Existen muchos puestos de trabajo que se desarrollan en una oficina, no obstante todos ellos tienen puntos en común y requieren de unas habilidades básicas semejantes. Te explicamos cuales serían estás habilidades básicas y en cuáles debes mejorar para optimizar tu trabajo en la oficina.

Los trabajos de oficina no siempre son sencillos, adquirir nuevas habilidades te permitirá progresar y avanzar en tus capacidades. A continuación te damos 5 consejos para conseguir evolucionar y para hacer el día a día de la oficina más productivo y eficiente. Son 5 consejos muy básicos que reflejan la forma en la que debes actuar frente a problemas con el ordenador (la importancia de saber buscar respuestas, tener recursos y ser resolutivo), cómo debes actuar para obtener la máxima concentración, consejos comunicativos y también consejos de organización en el trabajo.

Llévate bien con el ordenador

Evidentemente, la mayor parte del tiempo en la oficina se desarrolla delante de un ordenador. Debido a esto es que posible que, a no ser que seas programador y estés especializado en el mundo de la informática, te surjan frecuentemente dudas con problemas del sistema operativo o de algún programa concreto.

Que no cunda el pánico, es importante que no te agobies y seas resolutivo. En internet podrás encontrar multitud de soluciones a los problemas más frecuentes de entornos Windows (recordemos que los entornos windows son los más utilizados en entornos corporativos).

Ante un problema, antes de agobiarte o clamar por ayuda, intenta buscar la solución en Google. Con una probabilidad muy alta encontrarás una solución satisfactoria.

De esta forma, cuanto más autónomo seas y menos dependas de la ayuda de un tercero, mejor podrás avanzar en tu trabajo. Además, cada solución que consigas frente a un problema será un aprendizaje que incluirás a tus habilidades informáticas.

Formación continua, el eterno aprendizaje

Si trabajas en una oficina, es indispensable que te encuentres continuamente en un ciclo de actualización y formación. Aprovecha para estar siempre formándote con cursos online que puedas compaginas con tu vida laboral y social.

Realizando cursos y actualizante mediante información de medios relacionados con la actividad que desarrollas conseguirás adquirir nuevas habilidades para aplicarlas a nuevos retos y proyectos.

De esta forma, estando siempre actualizado, podrás proyectar una imagen de competencia y solvencia que seguramente te permitirá avanzar en tu carrera profesional.

Sé comunicativo, exprésate correctamente

El trabajo de oficina, en la mayoría de los casos, se caracteriza por requerir de habilidades comunicativas. Esto se debe a que gran parte de los proyectos que se llevan a cabo en una oficina son colaborativos, y requerirán de un intercambio de información correcto por parte de varias partes.

Expresarse bien no siempre es fácil, pero puede aprenderse. De hecho conseguir expresarse bien es una habilidad que puede facilitar mucho el trabajo dentro de una oficina ya que conseguirás transmitir la información de manera correcta y en el menor tiempo posible.

A esto se le llama economía del lenguaje; evitar la retórica, las palabras vacuas, las divagaciones, el uso excesivo de figuras literarias que puedan enredar la conversación o llevar a una comunicación ambigua donde puedan darse malentendidos. La comunicación cuando se habla de temas de trabajo debe ser escueta, concisa y directa como una flecha.

Adapta tu lenguaje para que tu comunicación sea eficiente. Debemos saber cambiar de registro y disponer de un lenguaje flexible. Es fácil caer en tecnicismos que no todo el mundo tiene por qué entender, adapta tu vocabulario para que todo el mundo pueda entenderte.

Domina el lenguaje de tu área de especialización, conocido como "jerga". De esta manera te será más facil estár actualizado con las últimas tendencias de tu sector y comunicarte con las personas que compartan tus mismas competencias.

Sé organizado en la oficina al 100%

El trabajo en la oficina requiere de un minucioso orden, dicho orden no debe depender sólo de tu memoria. Debido a esto deberás establecer un sistema que te permita mantener el orden adecuado con el fin de cumplir plazos y no dejar tareas pendientes u olvidadas. Un buen consejos es el uso de un calendario en la nube que tengas sincronizado en varios dispositivos, para que puedas acceder a el desde cualquier parte. Por ejemplo desde el móvil y desde tu ordenador de trabajo, así mediante las notificaciones podrás estar siempre alerta de cada evento y nunca se te escapará nada.

Organiza tu material de oficina y la documentación, usando cajoneras y armarios y llevando siempre un orden adecuado con el fin de indiciar cada documentos. Por ejemplo establecer los estantes para cada tipo de documentos o de material. La finalidad de esto es evitar a toda costa la pérdida de tiempo que se produce al buscar algo. Nunca debes buscar, debes saber dónde se encuentra cada cosa en todo momento. Recuerda que cuanto menos tiempo pierdas en cosas que no son productivas más fácil te resultará completar satisfactoriamente las tareas.

La concentración, un "músculo" que debes trabajar

No siempre es fácil mantener un vivel de concentración óptimo en la oficina. Gente que habla, se desplaza, ruido de la calle que entra en el interior, tléfonos sonando ... Como ya hablamos en el post de la oficina ideal, sería muy conveniente que en la oficina se llevasen a cabo unas pautas enfocadas a mantener unos niveles de ruido contenidos, pero no siempre es así. Debido a esto deberás aprender a concentrarte cuando haya un nivel de estrés elevado por la finalización de un plazo de entrega o porque en determinado momento haya más ruido del que debiera.

La capacidad de abstracción te resultará de ayuda en estos casos. Un ejemplo es cuando estás hablando con una persona en una cafetería y hay muchas conversaciones al mismo tiempo ¿a que eres capaz de entender la conversación? Esto es debido a que podemos filtrar la conversación deseada del resto de conversaciones, que interpretamos como ruido. Esta misma situación, en la cual aislamos la información deseada y desechamos el resto, es la que debe darse para mantener la concentración en la oficina.

No obstante si el ruido es constante dentro de la oficina y pasa de ser algo puntual a algo permanente deberán tomarse medidas. Ya que un entorno laboral de ruido constante puede desembocar en estrés crónico y derivar en ansiedad y problemas cognitivos.

Cada trabajo requiere de unas habilidades concretas, por lo tanto todas aquellas personas que trabajan en una oficina deberán desarrollar unas habilidades básicas que le permitan adquirir nuevas competencias y afrontar nuevos retos. Estas son las habilidades básicas sobre las cuales podrás mejorar las habilidades más específicas de tu puesto de trabajo.